現代では、会計や人事など企業活動の重要な部分がITによってシステム化されることで、業務の効率化やミスなどの誤りの低減など多くの効果が得られています。
こうした企業活動の基幹部分をIT化したものを「基幹システム」と呼んでおり、特に大企業を中心に導入するケースが増えています。
今回は、基幹システムについての概要や、システムの特徴、導入のメリット・デメリットについて解説します。
また、同じように業務システムに用いられる「ERP」との違いについても見ていきましょう。
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目次
基幹システムとはどのようなもの？
まず、基幹システムとはどのようなものなのかという概要を説明します。
基幹システムとは
昨今では、多くの企業で情報システムが活用されており、従業員が行っていた業務の一部をコンピューターに任せる企業が増えています。
企業活動の中心となる基幹業務には、人事や会計、経理などさまざまなものがあります。
こうした基幹業務を情報化したものを「基幹システム」と呼びます。
基幹業務は企業によって異なるため、基幹システムには様々な種類があります。
ここでは、基幹システムの一部をご紹介します。
- 人事給与システム
- 会計システム
- 在庫管理システム
など
基幹システムは、人が行っていた業務をIT技術によってシステム化することで、業務効率の向上やミスの低減を実現するものです。
基幹システムとERPは何が違う？
業務システムを統合して効率化を図る仕組みには、ERPと呼ばれるものがあります。
ERPとはどのようなものでしょうか。
ERPとは
ERPは、企業活動におけるさまざまな業務を統合することで、情報の一元管理や業務の効率化を実現するためのソフトウェアです。
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ERPが対応する業務には以下のようなものがあります。
- 企業会計
- 人事業務
- 生産管理
- 物流業務
など
こうしてみると、基幹システムとERPの違いを疑問に思った方もいるのではないでしょうか。
基幹システムとERPとの違い
基幹システムとERPの違いを、表で確認しましょう。
| 基幹システム | ERP |
|---|---|
| 基幹業務に関係するシステム全般の総称 →統合された1つのパッケージではない | 業務関連の統合されたパッケージソフトウェア →統合された1つのパッケージである |
両者を比較すると、「基幹システムは、基幹業務に関連するシステム全般の総称であり、1つのパッケージではない」のに対して、「ERPは、統合された1つのパッケージである」という違いがあることがわかります。
つまり、「基幹システムは概念」であり、「ERPは具体的なパッケージソフトウェア」ということですね。
- 基幹システム：統合されたものではないので、システム同士の連携や情報の一元管理は実現されない
- ERP：統合されたものなので、各システム同士の情報連携や一元管理を行うことが可能
このように、業務の効率化といった点に関連している基幹システムとERPですが、その意味合いは少し異なっていると言えます。
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基幹システム導入のメリットやデメリット
基幹システムを導入することによってどのようなメリットがあるのでしょうか。
逆にデメリットはないのでしょうか。
基幹システムのメリット
企業に基幹システムを導入することによって、得られるメリットを考えてみましょう。
- 業務の効率化と生産性の向上
- 業務のシンプル化
- 業務状況の可視化を行うことで経営戦略にも役立つ
など
基幹システムのデメリット
導入によりさまざまなメリットが得られる基幹システムですが、逆にデメリットになることはないのでしょうか。
- 自社に適したシステムの選定が難しい
- 初期導入や保守費用が高額なケースも多い
- 社内全体への教育に手間がかかる
など
基幹システムの導入方法とは
業務の効率化、乱雑するシステムの統合による経費節減など、基幹システムには多くのメリットがあります。
この章では、導入を検討する際の具体的な流れやポイントについて解説します。
基幹システム導入時の検討内容
業務効率の向上など大きな効果をもたらす基幹システムですが、導入を成功させるためには以下のようなポイントをしっかりと検討しておくことが重要です。
- 導入によって目指す方向性や、全社で取り組む目的などの明確化
- 既存システムとの連携などを精査しておくこと
- 運用方法を明確にしておくこと
- 現場の意見を十分にヒアリングしておくこと
など
導入前の検討が十分になされているかどうかが、基幹システムの導入の成否を握っていると言っても過言ではありません。
基幹システム導入の進め方
どのようなシステムが良いのか、既存システムとの連携や現場の使い勝手や要望などを踏まえて検討が終わると、実際に導入を進めることとなります。
基幹システム導入の際には、以下のような流れで進めます。
- 導入による方向性や目的などの明確化
- 現状調査とシステムの適用範囲の決定
- 製品の決定
- 導入計画
- 導入
- テスト
- 利用者教育
- リリース・運用
実際に導入を進めるためには、しっかりと計画的に進める必要があります。
また、利用者が新しいシステムへの移行後に業務を滞りなく行えるように、利用者教育等を計画的に行う必要があります。
基幹システムのスムーズな導入のために
企業における「企業会計」「人事業務」「生産管理」「物流業務」などの業務は、企業活動を行う上で非常に重要なものです。
そのため、これらを新しくシステム化し、「基幹システム」として稼働させることは、計画的かつ慎重に行う必要があります。
そこで、気をつけるべきことが以下のような点です。
- 並行稼働期間を設けること
新システムに一気に移行せず、業務が停止する可能性も踏まえて旧システムとの並行稼働期間を設けることが重要です。
- 利用者教育を念入りに行うこと
実際に、基幹業務をおこなっている担当者や部門に対して、利用の方法やトラブルの際の連絡方法、従来のやり方との違いなどを手順書を添えて念入りに教育することが大切です。
- 利用者に対するサポート体制を確立しておくこと（マニュアルの完備等も含む）
導入前や導入後すぐは、利用者からの問い合わせやトラブル対応などが多くなるため、体制を整えておきましょう。
このように、基幹システムは、会計や物流など企業業務として非常に重要な部分を担っているため、「業務を止めない」ということを意識するべきですね。
スムーズな導入と利用ができるように、十分な準備を行いましょう。
基幹システムの換装はどうする？
新しく基幹システムを導入しても、いつかは古くなりますよね。
記事を読んでいる方の中には、古い基幹システムを使っていて、入れ替えの必要に迫られている方がいるかもしれません。
ここでは、基幹システムの換装（入れ替え）について解説します。
基幹システムの入れ替えタイミングとは
基幹システムは、どのようなタイミングで入れ替えを考えると良いのでしょうか。
一般的には、5年程度で入れ替えることが望ましいと考えられますが、入れ替えを検討すべきタイミングには以下のようなものが考えられます。
- システムが属人化しつつある中、担当者の退職などで継続利用が難しくなった
- 機器やソフトウェアの保守期限が来ている
- 現場の利用者などから不満や要望が挙がっている
- 経営戦略的に新しいシステムへの入れ替えが求められている
など
このように、入れ替えを検討する理由にはさまざまなものがあり、それに基づいて入れ替えのタイミングも決まってきます。
基幹システム換装の進め方
基幹システムを新規導入するのでなく、入れ替えする場合はどのように進めると良いのでしょうか。
新規導入と換装の大きな違いは、「現行システムが存在するかどうか」です。
現行システムからの換装の場合も、新規導入とはそれほど大きな流れの違いはありませんが、以下の2点が必要となります。
- 現行システムからのデータ移行
- 現行システムとの連携 ＊システム全体ではなく、一部を入れ替える場合
現行システムからのデータ移行が必要になるため、新システムの選択にも制約が出てきます。
現行システムからのデータ移行が可能なものや、データ連携が可能なものを選択するようにしましょう。
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会計ソフトの利用におすすめのサービス
会計ソフトの導入を検討されている方におすすめのサービスが、Winserverの「VPS for 会計ソフト」です。
会計ソフトには、インストール型とクラウド型の大きく2種類があります。
インストール型会計ソフトには「遠隔地から操作できない」というデメリットがあり、クラウド型会計ソフトには「自由な設定・構築ができない」というデメリットがあります。
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インストール型会計ソフトのように会計ソフトを自由に設定することができ、サーバーへのアクセスへはリモートデスクトップ接続となるため、クラウド型会計ソフトのように遠隔地から会計ソフトを使用することができます。
また、オンプレミス環境ではなくVPSを利用することで、物理機器のメンテナンスが不要となります。
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まとめ
企業の根幹を構成している会計や人事などの業務は、昨今のIT化の流れや政府によるDX化の推進などに伴ってシステム化が急速に進んでいます。
基幹部分を構成する業務をシステム化したものを「基幹システム」と呼んでいます。
基幹システムは、企業サービスで非常に重要な位置にあり、導入によって業務の効率化、生産性の向上、企業としての成長などさまざまな効果が得られます。
今回解説したように、導入する際には目的や方向性をしっかりと検討した上で進めることがとても重要となります。
ぜひ、今回の記事を参考にして検討を進めてみてはいかがでしょうか。
