Webメールとは。基本機能や使い方、代表的なWEBメールについて解説

皆さんは普段の仕事やプライベートでWebメールをお使いですか？

Webメールは、Webブラウザを使ってメールの確認や送受信などが行えるとても便利なサービスです。

通常のメールとは違い、専用のソフトウェアのインストールが不要なため、どこからでも、どんなデバイスからも使えるのが大きな魅力です。

テレワークやリモートワークで利用するにも非常に便利です。

今回は、便利なWebメールの基本機能や使い方、代表的なWEBメールサービスについて解説します。

Webメールとは？

Webメールとはどのようなものでしょうか？

Webメールは、通常のメールのようなメールソフトを使うことなく、Webブラウザを使ってインターネット経由でアクセスできるメールサービスです。

通常であればOutlookなどのメールソフトを使う必要がありますが、WEBメールはブラウザだけで利用できるので、オフィスや外出先、自宅などどこからでも、スマートフォンやタブレットなどどんなデバイスからでも自由にメールを使うことができ、利便性に優れています。

メールサーバーについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

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Webメールの機能とは

Webメールは、ブラウザ経由で利用できるメールサービスです。

手軽で、どんな場所からでも使える利便性の高さが魅力ですが、通常のメールと比べて機能に違いはあるのでしょうか？

Webメールの機能は、大きく基本機能と拡張機能の2つに分けられます。

それぞれの機能について解説します。

Webメールの基本機能

Webメールの機能には、メールの基本機能とされる以下の機能が含まれます。

• • 電子メールの送受信：メールを受け取ったり、送信したりする機能
  • 電子メールの作成や編集機能：メールを作成、編集する機能
  • 電子メールの検索機能：送受信したメールを検索する機能
  • 受信メールのフォルダ分け：ルールなどを設定してフォルダ分けする機能
  • 迷惑メールのフィルタリング：迷惑メールを自動的にフォルダ分けして除外する機能
  • アドレス帳：送信相手の連絡先を登録しておき、管理することができる機能

このように、メールを使う上での基本的な機能である送受信や、メールの作成、編集などが基本機能に該当します。

Webメールの拡張機能

続いて、拡張機能について見ていきましょう。

Webメールの拡張機能と呼ばれるものには、以下のような内容が含まれます。

• カレンダーおよびスケジュール管理：

予定やイベントのスケジュールを管理するための機能。

リマインダーなど通知を受け取ることができる。

• タスク管理：

仕事のタスク管理やTODO管理ができるものもある。

• チャット機能：

リアルタイムでコミュニケーションを取るためのチャット機能。

最近はメールよりもチャットが使われるケースも多く、大変便利。

• ファイルストレージ：

Webメールの中には、ファイルを保存して好きな時にアクセスできるファイルストレージ機能を持つものもある。

• その他機能：

一部のWebメールでは、さらに拡張機能を追加することが可能。

広告ブロック機能や、メールの暗号化機能など。

このように、Webメールでは基本機能に加えて拡張機能としてさまざまなサービスが提供されています。

基本的にWebメールでも通常のメールと同じようにメールサービスが利用できることがわかります。

Webメールのセキュリティ対策

Webブラウザを使ってインターネット経由でアクセスして利用するWebメールは、通常のメール以上にセキュリティ対策を適切に行う必要があります。

具体的にどのような対策を行えば良いのでしょうか。

Webメールのセキュリティ対策としては、以下のようなものがあります。

• • パスワードの設定
  • スパムメールへの対策
  • メールの暗号化
    など

これらの対策としては、Webメールのサービス自体が拡張機能として提供しているものと、セキュリティ対策ソフトウェアがプラグインなどの機能で提供しているものがあります。

通常のメールの場合と比較すると、Webメールサービスの機能やブラウザのプラグインなどとしてセキュリティ対策が提供されている点は少し異なりますが、基本的な内容や考え方は同じです。

代表的なWebメールサービスの紹介

Webメールは、さまざまな事業者によってサービスが提供されています。

よく使われる代表的なものには、どのようなものがあるのでしょうか。

プロバイダなどで提供しているケースも多いですが、ここでは純粋なメールサービスを紹介します。

代表的なWebメールサービスには、以下のようなものがあります。

• • Gmail
  • Yahoo!メール
  • Outlook.com
    など

こうしたメールサービスは、Webブラウザでアクセスして利用できる他、メールソフトウェアを使って利用することもできるようになっています。

メールサーバーの構築をお考えの方にはこちらの記事で詳しく解説しています。

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Webメールの利用

どこからでも、どんなデバイスからでもWebブラウザ経由で使える利便性の高さがWebメールの大きな魅力です。

ここでは、実際にWebメールを使うにはどのようにすれば良いのか、そして、Webメールはどのような場面で便利に使えるのか、という点について見ていきましょう。

Webメールの活用法

実際にWebメールを使うには、以下の手順で行います。

1. 1. Webブラウザを起動します。
   2.  Webメールサービスのサイトにアクセスします。
      (例)Gmailの場合：「https://www.gmail.com」
      Yahoo!メールの場合：「https://mail.yahoo.co.jp/」
   3. ログイン画面が表示されるので、メールアドレスとパスワードを入力します。
      ※アカウントを持っていない場合は、アカウントの新規作成が必要。
   4. ログインすると、受信トレイが表示されます。新しいメールを作成するには、「新規メール」ボタンをクリックします。
   5.  メール作成画面が表示されるので、宛先、件名、本文などの必要事項を入力します。
      ※添付ファイルの追加も可能。
   6.  メールを送信するには、「送信」ボタンをクリックします。
   7.  受信トレイからメールを確認するには、メールをクリックして内容を確認します。
      ※既読メールは別のフォルダーに移動されることがあります。
   8.  不要なメールは、削除ボタンをクリックして削除できます。
      ※削除したメールは、一定期間内であれば復元可能。

Webメールを使う際の手順は、サービスによって若干の違いはあるものの、概ね以上のような感じです。

Webメールの活用シーンとは

場所やデバイスを選ばず使えるのがWebメールの大きな魅力ですが、具体的にはどのような利用シーンが考えられるのでしょうか。

以下に、Webメールが便利に使える場面をいくつか挙げて解説します。

＜シーン1：パソコンがない、あるいは使えない環境で利用する場合＞

スマートフォンやタブレットでの利用が可能なので、パソコンがなくても使うことができる。

＜シーン2：複数の端末からアクセスして使う場合＞

パソコンやスマートフォン、タブレットなどさまざまな端末から同じようにアクセスして使うことができる。

例えば、オフィスのパソコンでメールを送信して、外出先のタブレットで受信メールの内容を確認することができる。

＜シーン3：小規模な組織で利用する場合＞

専用のサーバーの契約やソフトウェアを導入する必要がないので、非常に安価にメールを利用することができる。

また、１アカウント単位から利用できるケースも多く、効率性も高い。

このように、従来のメールでは難しかった場面でのメール活用にもWebメールの利点が発揮されます。

特に、複数の端末などで外出先からも利用できる点は、テレワークやリモートワークにも有効な機能です。

メール機能だけでなく、パソコン作業も場所やデバイスを選ばず使えるようにしたい方は、こちらの記事の仮想デスクトップサービスをご覧ください。

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Webメールと今後の展望

最後に、Webメールの将来性について考えてみましょう。

Webメールは、将来的にも使われ続けるのでしょうか。

Webメールの将来性については、2通りの意見があります。

• • 将来性は高い

どこでも場所を選ばず、メールソフトウェアやデバイス関係なく使える利便性の高さは、今後も需要が高いのではないか。

• • 将来性は高くない

ビジネスでもチャットツールが広がっており、プライベートでもLINEなどのSNSでのコミュニケーションが増えている。Webメールは廃れていくのでは？

しかしながら、メール自体はビジネスの場面でのメールマーケティングでも幅広く利用され、Webメールも多くの人に利用されています。

現状では、将来にわたって使い続けられるのではないかと考えるのが自然です。

まとめ

一般的にメールを使う場合は、パソコンに専用のメールソフトウェアを導入し、それを使います。

しかし、今回解説したWebメールでは、Webブラウザを利用してインターネット上でメールを送受信することができるようになっています。

Webメールでは、一般的なメールと同じように基本機能として、メールの作成や送受信などを行うことができ、さらに拡張機能としてスケジュール管理やストレージ機能などさまざまな便利機能を持つものもあります。

こうした機能を考えるとテレワークやリモートワークでの活用、予算の限られる中小企業や個人事業主の活用など多くの利用シーンが考えられます。

将来におけるWebメールの活用には、ChatworkやSlackなど台頭するさまざまなチャットツールなどのビジネス利用の拡大などの要素はありますが、ビジネスでの取引先との連絡はやはりメールが主体です。

利便性等を考えると、これからもWebメールの活用は続いていくと考えて良いでしょう。

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